Najgorsze zapytanie do agencji wcale nie wygląda źle. Zwykle ma trzy zdania: „Proszę o wycenę nowej strony. Ma być nowoczesna, responsywna i mieć około pięciu podstron”.
Pierwsza agencja policzy prostą stronę z materiałów klienta. Druga przygotowanie treści, zdjęć i SEO. Trzecia założy migrację starego serwisu, integrację z CRM i kilka miesięcy pracy.
Każda może odpowiedzieć uczciwie. Tylko że każda wyceniła inne zadanie.
Najkrócej
Nie musisz pisać technicznego briefu
Przekaż każdemu wykonawcy ten sam zestaw faktów: co nie działa, kto korzysta ze strony, co firma sprzedaje, jakie ma materiały, systemy, budżet i termin.
Agencja powinna sama ustalić rozwiązanie i wyraźnie opisać założenia, zakres oraz to, czego cena nie obejmuje. Dopiero wtedy wiesz, skąd biorą się różnice.
Spis treści
Dlaczego wyceny rozjeżdżają się już na starcie?
Bo słowo „strona” przykrywa mnóstwo decyzji, których nie widać w krótkim zapytaniu.
Treść
Jedna oferta zakłada gotowe teksty od klienta. Druga obejmuje wywiad, napisanie treści, redakcję i wprowadzenie ich do strony.
Istniejąca strona
Dla jednego wykonawcy to inspiracja. Dla drugiego zbiór adresów, treści, danych i pozycji w Google, które trzeba bezpiecznie przenieść.
Funkcje
„Formularz” może wysłać wiadomość na e-mail. Może też kwalifikować klienta, tworzyć rekord w CRM i przekazywać zapytanie do właściwej osoby.
Praca po Twojej stronie
W jednej cenie są zdjęcia, hosting, testy i publikacja. W drugiej musisz zorganizować je osobno. Kwota jest niższa, ale część projektu po prostu zmienia właściciela.
Dwie oferty są porównywalne dopiero wtedy, gdy dotyczą tego samego problemu i jasno pokazują, kto wykonuje każdą część pracy.
Co powinieneś powiedzieć agencji?
Nie musisz opisywać projektu jak informatyk. Wystarczy, że porządnie opiszesz firmę i sytuację.
- Co dziś nie działa? Strona nie dostarcza zapytań, wygląda słabo, nie pokazuje pełnej oferty, a może firma w ogóle jej jeszcze nie ma?
- Co ma się zmienić? Więcej zapytań, łatwiejsza rezerwacja, wejście na nowy rynek, uporządkowanie marki, a może odciążenie zespołu?
- Kto korzysta ze strony? Właściciel domu, dział zakupów, kandydat do pracy, klient lokalny czy partner zagraniczny?
- Co firma sprzedaje? Nie tylko lista usług. Wskaż, które obszary są najważniejsze teraz, a które mogą poczekać.
- Co już istnieje? Obecna strona, domeny, katalogi, teksty, zdjęcia, filmy, logo, dane z Google, CRM lub system rezerwacji.
- Jak dziś działa sprzedaż lub obsługa? Skąd trafiają zapytania, kto je odbiera i co dzieje się dalej?
- Jaki jest budżet? Może być szeroki przedział. Bez niego agencja może przygotować świetny wariant, którego nie zamierzasz finansować.
- Jaki termin ma znaczenie i dlaczego? Targi, otwarcie oddziału, sezon, wygaśnięcie umowy czy po prostu chęć ruszenia możliwie szybko?
- Kto podejmuje decyzję? Jedna osoba, zarząd, wspólnicy, dział marketingu i sprzedaży? To wpływa na harmonogram bardziej, niż zwykle się zakłada.
- Czego jeszcze nie wiesz? To normalna odpowiedź. Dobra agencja nie potrzebuje udawanej pewności. Potrzebuje wiedzieć, gdzie zaczyna się diagnoza.
Jeśli nie masz twardej daty, nie wpisuj jej na siłę. Warto jednak sprawdzić, czy odkładanie projektu samo w sobie nie generuje kosztu. Pokazujemy to szerzej w materiale o tym, ile firmę może kosztować czekanie na nową stronę.
Z praktyki Shade Media: jedno pytanie o „nową stronę” potrafi ukrywać dwa osobne projekty. W jednym z procesów dopiero rozmowa pokazała, że strona firmowa i przyszły kanał sprzedaży online mają inne cele, marki i ryzyka. Rozdzielenie ich zmieniło zakres bardziej niż jakakolwiek liczba podstron.
Czego nie musisz wybierać sam?
Klient ma znać swój biznes. Agencja ma przełożyć go na rozwiązanie.
Technologia
Możesz wskazać obecne ograniczenia. Nie musisz wybierać CMS-u, hostingu ani sposobu budowy.
Liczba sekcji
Opisz ofertę i priorytety. Agencja powinna zdecydować, co mieści się na jednej stronie, a co wymaga osobnego adresu.
Wtyczki i integracje
Powiedz, jaki proces ma działać. Wykonawca powinien dobrać sposób połączenia systemów.
Budowa czy modernizacja
Ta decyzja wymaga sprawdzenia treści, ruchu, kodu i ryzyka utraty tego, co już działa.
O co dobra agencja powinna sama dopytać?
Jeśli wykonawca przyjmuje Twoją listę bez pytań i od razu podaje cenę, istnieją dwie możliwości. Projekt jest naprawdę prosty albo wiele rzeczy właśnie zostało przyjętych po cichu.
- Jaki typ rozwiązania ma sens? Strona firmowa, landing page, katalog, sklep, rezerwacje, a może najpierw analiza?
- Jak uporządkować ofertę? Które informacje powinny być widoczne od razu, a które potrzebują własnej podstrony?
- Kto przygotowuje treści? Czy potrzebny jest wywiad, copywriting, redakcja, migracja lub tłumaczenia?
- Co dzieje się po wysłaniu formularza? E-mail, CRM, automatyczne potwierdzenie, przydzielenie opiekuna, płatność?
- Co trzeba zachować ze starej strony? Adresy, pozycje w Google, dane, treści, integracje i konta?
- Co wdrożyć teraz, a co przygotować na później? Dobry zakres nie musi oznaczać wszystkiego od pierwszego dnia. Jeśli architektura jest przemyślana, stronę można rozwijać bez budowania jej od zera.
- Jak sprawdzimy, że projekt jest gotowy? Formularze, mobile, przekierowania, analityka, publikacja i dostęp do kont nie powinny zostać domyślone.
To właśnie te pytania zamieniają luźny pomysł w zakres, który da się uczciwie wycenić.
Kiedy zwykłe zapytanie o cenę nie wystarczy?
Czasem nikt jeszcze nie wie, co dokładnie powinno powstać. To nie jest wada projektu. To sygnał, że przed wyceną trzeba uporządkować kierunek.
- równolegle zmienia się oferta, marka lub model sprzedaży,
- nie wiadomo, czy obecną stronę naprawiać, migrować czy budować od nowa,
- projekt obejmuje kilka domen, marek lub działów,
- integracja dotyczy nietypowego procesu albo systemu,
- stara strona ma dużo ruchu, adresów i treści, których nie można stracić,
- kilka osób oczekuje czegoś innego i nikt nie podejmuje finalnej decyzji.
Z praktyki Shade Media: przy modernizacji jednej z istniejących stron nie zaczęliśmy od pomysłu na nowy wygląd. Najpierw sprawdziliśmy, co już daje widoczność, które treści mają wartość i czego brakuje w sprzedaży. Dopiero potem dało się ustalić sensowną kolejność prac.
W takich sytuacjach zaczynamy od analizy kierunkowej. Jej zadaniem jest ustalić wariant, granice projektu i ryzyka. Dopiero później powstaje wycena wykonania.
Karta informacji do porównywalnej wyceny strony
Skopiuj poniższy fragment, uzupełnij go raz i wyślij tę samą wersję każdemu wykonawcy. Jeśli czegoś nie wiesz, napisz wprost: „nie wiem, proszę zarekomendować”.
Wiadomość do wykonawcy
Proszę potraktować poniższe informacje jako opis sytuacji, a nie gotową specyfikację techniczną. Oczekuję rekomendacji właściwego rozwiązania. W odpowiedzi proszę oddzielić założenia, zakres w cenie, wyłączenia, obowiązki po naszej stronie, harmonogram, koszty po publikacji oraz elementy wymagające dalszej analizy.
- Firma i osoba prowadząca projekt: branża, kontakt oraz osoba zatwierdzająca budżet i zakres.
- Powód projektu: co dziś nie działa i co ma się zmienić po uruchomieniu.
- Odbiorcy: kto korzysta ze strony, czego szuka i jaki krok ma wykonać.
- Oferta: co sprzedajemy, trzy priorytety na start i rzeczy, które mogą poczekać.
- Stan obecny: adres strony, co działa dobrze, co nie działa oraz dostępne dane z Google lub CRM.
- Materiały: logo, teksty, zdjęcia, filmy, katalogi, tłumaczenia i prawa do ich użycia.
- Procesy i systemy: skąd trafiają zapytania, kto je obsługuje oraz używane systemy.
- Zakres organizacyjny: języki, marki, lokalizacje, wymagania branżowe i osoby dostarczające wiedzę.
- Budżet i termin: orientacyjny przedział, ważna data oraz przyczyna terminu.
- Niewiadome: czego nie umiemy jeszcze zdecydować i gdzie oczekujemy rekomendacji.
Jak wysłać zapytanie kilku wykonawcom?
- Wyślij wszystkim ten sam dokument. Nie dopowiadaj ważnych informacji tylko wybranej agencji.
- Ustal jeden termin na pytania. Odpowiedzi na istotne pytania przekaż wszystkim uczestnikom procesu.
- Nie wymuszaj identycznego rozwiązania. Dwie dobre agencje mogą zaproponować inne podejście. Każda powinna wyjaśnić, dlaczego.
- Poproś o warianty, jeśli budżet lub zakres są elastyczne. Łatwiej porównać wersję bazową i rozszerzoną niż jedną kwotę z ukrytymi kompromisami.
- Nie wybieraj na podstawie ceny orientacyjnej. Widełki pokazują rząd wielkości. Oferta zaczyna się tam, gdzie pojawiają się założenia i zakres.
Co powinno wrócić w dobrej odpowiedzi?
Na tym etapie nie musisz jeszcze oceniać całej umowy. Sprawdź, czy wykonawca w ogóle odpowiedział na to samo pytanie.
Powinno być jasno
- jakie rozwiązanie jest rekomendowane i dlaczego,
- jakie założenia przyjęto,
- co dokładnie znajduje się w cenie,
- czego cena nie obejmuje.
Powinno być wiadomo
- co musi dostarczyć klient,
- jak wygląda harmonogram i start prac,
- jakie koszty pojawią się po publikacji,
- co wymaga osobnego audytu lub analizy.
Te same informacje nie muszą prowadzić do identycznych ofert. Powinny jednak sprawić, że każda różnica ma nazwę i uzasadnienie, zamiast wychodzić dopiero po rozpoczęciu projektu.
Gdy odpowiedzi wrócą, zaczyna się kolejny etap: porównanie zakresu, praw, ryzyk, kosztów po publikacji i sposobu współpracy. Samą cenę warto czytać razem z zakresem. Szerzej opisaliśmy to w artykule „Ile kosztuje strona internetowa dla firmy?”.
Najczęstsze pytania
Czy trzeba podawać budżet?
Warto podać przynajmniej przedział. Dzięki temu agencja może przygotować wariant, który da się wdrożyć, zamiast projektować rozwiązanie poza zakresem inwestycji.
Czy można wpisać „nie wiem”?
Tak. To lepsze niż przypadkowa decyzja o technologii, liczbie podstron lub funkcji. Zaznacz tylko, gdzie oczekujesz rekomendacji.
Ilu wykonawcom wysłać zapytanie?
Najczęściej wystarczy kilku dobrze wybranych. Kilkanaście odpowiedzi nie poprawi decyzji, jeśli każda będzie dotyczyła innego zakresu.
Czy trzeba podać liczbę podstron?
Możesz podać własne wyobrażenie, ale nie traktuj go jak zamkniętej specyfikacji. Agencja powinna sprawdzić, czy struktura odpowiada ofercie i zachowaniu odbiorców.
Kiedy analiza kierunkowa jest potrzebna?
Gdy nie ustalono jeszcze celu, wariantu, granic projektu lub ryzyk obecnej strony. Próba zamknięcia ceny przed tym etapem często opiera się na zbyt wielu założeniach.
Metodologia i źródła
Research wykonano 22 lipca 2026 roku. Objął zanonimizowane materiały z procesów Shade Media, aktualne polskie poradniki dotyczące briefów i zapytań ofertowych oraz dokumentację źródłową dotyczącą migracji stron, własności kont i licencji.
- Google Search Central: migracja stron i adresów URL
- Google Search Console: właściciele, użytkownicy i uprawnienia
- Google Analytics: zarządzanie dostępem
- NASK: transfer obsługi domeny .pl
- WordPress.org: licencja WordPress
- WebyJuice: brief dla agencji
- KENNY: brief na stronę WWW
- Studio Brothers: zapytanie ofertowe i brief
Następny krok
Nie musisz przychodzić z gotowym rozwiązaniem
Opowiedz nam, co ma się zmienić w firmie i co dziś stoi na przeszkodzie. Uporządkujemy zakres, wskażemy niewiadome i zaproponujemy właściwy następny krok.
