Polityka prywatności (RODO)

Status: Wersja zatwierdzona.
Podmiot: Shade Media S.C. („Administrator”)
Adres: Dąbrowskiego 3a, 64‑100 Leszno, Polska
E-mail: kontakt@shademedia.pl
Telefon: +48 608 057 499
NIP: 7773408586 • REGON: 525665871
IOD: admin@shademedia.pl

1. Zakres dokumentu

Ta polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających serwis shademedia.pl, kontaktujących się z nami (telefon, e‑mail, formularze), klientów i potencjalnych klientów. Podstawa prawna: art. 13 i 14 RODO.

2. Definicje skrócone

  • RODO – rozporządzenie 2016/679.
  • Dane – informacje o osobie zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania.
  • Serwis – strona i podstrony shademedia.pl.
  • Użytkownik – osoba korzystająca z Serwisu.

3. Kategorie danych i źródła

  • Kontakt: imię i nazwisko, e‑mail, telefon, firma, treść wiadomości.
  • Dane biznesowe: nazwa firmy, NIP/REGON, adres, stanowisko.
  • Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzeń, logi, pliki cookie, statystyki (GA4), zgody.
  • Rekrutacja: CV/dane zawodowe – od kandydata.
  • Dane pochodzą: bezpośrednio od Użytkownika, z systemów analitycznych (GA4/GSC), z publicznych rejestrów (CEIDG/KRS).

4. Cele i podstawy prawne (art. 6 RODO)

Cel Podstawa Zakres danych Okres
Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty art. 6 ust. 1 lit. b/f (umowa/uzasadniony interes: komunikacja) dane kontaktowe, firmowe, treść do 12 mies. od ostatniego kontaktu
Realizacja umowy i rozliczenia art. 6 ust. 1 lit. b/c (umowa/obowiązek) identyfikacyjne, kontaktowe, NIP, dane rozliczeniowe okres umowy + do 6 lat (podatki)
Ustalenie i obrona roszczeń art. 6 ust. 1 lit. f niezbędne dane do przedawnienia roszczeń
Prowadzenie korespondencji bieżącej art. 6 ust. 1 lit. f dane kontaktowe, treść do 24 mies.
Marketing bezpośredni e-mail/SMS art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) dane kontaktowe do wycofania zgody
Analityka, statystyki, ulepszanie serwisu art. 6 ust. 1 lit. f dane techniczne/cookie do 26 mies. (GA4)
Rekrutacja (jeśli dotyczy) art. 6 ust. 1 lit. a/c dane z CV do zakończenia rekrutacji lub do wycofania zgody

5. Odbiorcy danych (kategorie)

  • Dostawcy hostingu/serwera i utrzymania (backup, bezpieczeństwo).
  • Dostawcy systemów e‑mail i komunikacji.
  • Narzędzia analityczne i marketingowe (np. Google, Meta) – tylko za zgodą.
  • Księgowość, doradcy prawni, podwykonawcy IT/graficy/copy – na podstawie umów powierzenia.
  • Organy publiczne, jeżeli wynika to z przepisów prawa.

Powierzenia: zawieramy umowy powierzenia z każdym przetwarzającym. Lista podmiotów udostępniana na żądanie.

6. Przekazywanie poza EOG

Możliwe przy korzystaniu z narzędzi dostawców spoza EOG (np. Google LLC). Zapewniamy podstawę prawną (standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony) i mechanizmy minimalizacji danych.

7. Pliki cookie i podobne technologie

Serwis używa cookie niezbędnych i – po wyrażeniu zgody – analitycznych/marketingowych. Szczegóły, listy i czasy przechowywania: Polityka cookies.

8. Prawa osób (art. 15–22 RODO)

Masz prawo do: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania, wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność sprzed wycofania).

Skarga: możesz wnieść skargę do Prezesa UODO, ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, uodo.gov.pl.

9. Wymóg podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do kontaktu/wyceny/umowy. Dane wymagane przepisami (np. rozliczenia) są obowiązkowe.

10. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy decyzji wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie, które wywoływałoby skutki prawne względem Użytkownika.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie TLS, kontrola dostępu, rejestrowanie zdarzeń, kopie zapasowe, testy aktualizacji. Minimalizujemy zakres danych i dostępów.

12. Aktualizacje dokumentu

Polityka może być aktualizowana przy zmianach prawa, narzędzi lub procesów. Aktualna wersja i data publikacji są dostępne w Serwisie.

Wersja: 1.6 / 2025‑10‑16