Nie masz gotowych tekstów do nowej strony? To nie jest problem. Pytanie, kto przygotowuje treści na stronę internetową, zwykle pojawia się wtedy, gdy projekt zaczyna nabierać kształtu. Firma zna swoją ofertę, klientów i sposób działania. Agencja powinna pomóc tę wiedzę uporządkować i zamienić w stronę, którą łatwo zrozumieć.
W praktyce właściciel firmy nie powinien dostawać zadania: „proszę napisać wszystkie teksty”. Agencja nie powinna też zgadywać, jak działa biznes. Najlepszy model jest pośrodku: firma dostarcza prawdziwą wiedzę, agencja układa z niej komunikację, a najważniejsze decyzje podejmowane są wspólnie.
Najkrócej
Firma daje wiedzę. Agencja robi z niej dobrą stronę.
Nie potrzebujemy od firmy gotowych nagłówków ani idealnie napisanych opisów. Potrzebujemy informacji, których nie da się uczciwie wymyślić: jak działa oferta, co jest ważne dla klientów, jakie są ograniczenia, przykłady, warunki i dowody. My możemy z tego zbudować kolejność treści, język strony i pierwszą wersję do wspólnego sprawdzenia.
W tym poradniku
- Kto powinien przygotować treści na stronę?
- Co powinna dostarczyć firma?
- Kto robi co w praktyce?
- Jak działa nasz Start Projektu (Project Intake)?
- Co zrobić, jeśli nie masz gotowych tekstów?
- Czego agencja nie powinna zgadywać?
- Jak wygląda prosty proces pracy nad treścią?
- Co z SEO i wyszukiwarką?
- Najczęstsze pytania
Kto powinien przygotować treści na stronę internetową?
Najlepiej, gdy firma i agencja robią różne części tej samej pracy. Firma jest źródłem wiedzy o swoim biznesie. Agencja odpowiada za to, żeby odbiorca tę wiedzę szybko zrozumiał i wiedział, co zrobić dalej.
To ważne rozróżnienie. Właściciel firmy zwykle potrafi świetnie opowiedzieć, jak wygląda usługa, co klienci pytają przed zakupem i gdzie pojawiają się ograniczenia. Nie musi jednak wiedzieć, w jakiej kolejności pokazać to na stronie ani jak skrócić pięć zdań do jednego konkretnego komunikatu.
Z kolei agencja może sprawdzić rynek, uporządkować informacje, zaproponować układ podstron i napisać pierwszą wersję tekstu. Nie powinna jednak tworzyć z powietrza faktów o firmie, której nie prowadzi.
Co powinna dostarczyć firma, jeśli nie ma gotowych tekstów?
Nie zaczynamy od pustego dokumentu z poleceniem „napisz coś o firmie”. Znacznie więcej daje zebranie rzeczy, które już istnieją w codziennej pracy.
- oferta, nawet jeśli dziś jest tylko w pliku PDF albo w głowie handlowca,
- najczęstsze pytania klientów,
- zdjęcia realizacji i produktów,
- stare prezentacje, katalogi i cenniki,
- informacje o tym, czego firma nie robi,
- przykłady dobrze zakończonych realizacji,
- ważne warunki, terminy i ograniczenia,
- osoby, które potrafią potwierdzić szczegóły.
Przed samą wyceną potrzebny jest zwykle mniejszy zestaw danych. Opisaliśmy go osobno w poradniku co przekazać agencji, żeby dostać konkretną wycenę strony. Kiedy projekt już rusza, potrzebujemy po prostu zejść poziom głębiej.
Kto robi co? Prosty podział bez agencyjnego języka
| Kto | Za co odpowiada | Przykład |
|---|---|---|
| Firma | daje wiedzę i fakty | oferta, warunki, przykłady, ograniczenia, zdjęcia, odpowiedzi ekspertów |
| Agencja | układa z tego treść strony | kolejność informacji, nagłówki, opisy, przyciski, skróty, widoczność w wyszukiwarce |
| Wspólnie | ustalamy priorytety | co pokazać najmocniej, co uprościć, gdzie potrzebny jest dodatkowy dowód |
| Firma na końcu | potwierdza, że wszystko się zgadza | ceny, terminy, parametry, zakres, obietnice i przykłady |
Taki podział jest prostszy niż pytanie: „kto pisze tekst?”. Tekst jest tylko efektem końcowym. Wcześniej ktoś musi dostarczyć wiedzę, ktoś ją uporządkować i ktoś potwierdzić, że strona nie obiecuje czegoś, czego firma później nie dowozi.
Dlatego stworzyliśmy własny system Start Projektu (Project Intake)
Po kilku latach pracy nad stronami widać jeden powtarzalny problem: projekty rzadko zatrzymują się dlatego, że ktoś nie umie zrobić kolejnej sekcji. Częściej na początku nie zostało jasno ustalone, co już wiemy, czego brakuje, kto podejmuje decyzje i jakie materiały naprawdę nadają się do użycia.
Start Projektu / Project Intake
Strona nie zaczyna się od projektu graficznego. Zaczyna się od porządku.
Start Projektu to nasz autorski system, który porządkuje najważniejsze informacje jeszcze zanim produkcja nabierze tempa. Zbieramy to, co już mamy, wskazujemy braki, ustalamy osoby decyzyjne i rozdzielamy rzeczy, które powinien określić klient, od tych, które może wziąć na siebie Shade Media.
- Co ma osiągnąć strona? Bez tego trudno ocenić, co jest naprawdę ważne.
- Co już wiemy o ofercie i klientach? Zbieramy istniejącą wiedzę zamiast pytać o nią kilka razy.
- Jakie materiały można wykorzystać? Oddzielamy wartościowe rzeczy od nieaktualnych.
- Jakich decyzji brakuje? Widać je zanim zaczną blokować projekt.
- Kto zatwierdza? Jedna jasna ścieżka decyzji ogranicza poprawki i sprzeczne uwagi.
Po co agencji własny system do startu projektu?
Bo nie chcemy rozwiązywać tego samego problemu ręcznie po raz setny. Jeśli coś regularnie zabiera czas, powoduje błędy albo zmusza klienta do ponownego odpowiadania na te same pytania, wolimy zaprojektować lepszy proces i narzędzie do codziennej pracy.
To zresztą szersza część tego, czym zajmuje się Shade Media. Budujemy strony, ale projektujemy też systemy, automatyzacje i narzędzia, które pomagają firmom sprawniej pracować. Start Projektu jest jednym z takich rozwiązań, najpierw używanym przez nas samych.
Nie masz gotowych tekstów? Wybierz sytuację, która jest najbliżej Twojej firmy
To nie jest test z punktami. Każda z tych sytuacji może być dobrym początkiem. Różni się tylko kolejny krok.
Mamy gotowe teksty
Świetnie. Traktujemy je jako materiał do sprawdzenia i ułożenia w nowej stronie. Nie zakładamy automatycznie, że każdy akapit ze starego dokumentu powinien zostać bez zmian.
Mamy materiały, ale nikt nie napisał tekstów
To bardzo dobra sytuacja. Zdjęcia, oferty, prezentacje, realizacje i rozmowa z właściwą osobą często wystarczają, żeby przygotować sensowną pierwszą wersję po stronie agencji.
Wszystko jest w głowach ludzi
Wtedy najważniejsze są rozmowy z osobami, które naprawdę znają ofertę. Agencja powinna umieć wydobyć tę wiedzę i zamienić ją w materiał do dalszej pracy, zamiast wysyłać klientowi pusty plik Worda.
Nie mamy nic uporządkowanego
Właśnie po to powstał Start Projektu. Zamiast zgadywać, od czego zacząć, porządkujemy cele, ofertę, materiały, braki i decyzje. Dopiero później przechodzimy do właściwej produkcji strony.
Czego agencja nie powinna zgadywać za firmę?
Im bardziej konkretna obietnica, tym mniej miejsca na twórcze dopowiadanie. Agencja może zaproponować lepszy sposób pokazania przewagi. Nie powinna tworzyć przewagi, której w firmie nie ma.
- cen, terminów i warunków, których nikt nie potwierdził,
- parametrów produktu lub usługi,
- certyfikatów i uprawnień, których firma nie posiada,
- wyników realizacji bez danych,
- opinii klientów bez prawdziwego źródła,
- zakresu odpowiedzialności, jeśli codzienna praca wygląda inaczej.
Przy treściach technicznych, prawnych, medycznych lub mocno branżowych potrzebna jest też właściwa osoba po stronie firmy. Agencja może zrobić research i redakcję, ale nie powinna udawać eksperta tam, gdzie nim nie jest.
Jak wygląda dobry proces pracy nad treścią strony?
- Zbieramy to, co już istnieje. Nie każemy tworzyć wszystkiego od zera.
- Ustalamy, co ma znaleźć się na stronie. Co jest najważniejsze dla klienta i dla firmy.
- Powstaje pierwsza wersja. Teksty są pisane już pod konkretny układ strony.
- Firma sprawdza fakty. Poprawiamy to, co jest nieprecyzyjne albo nieaktualne.
- Agencja składa całość. Ujednolica język, kolejność, widoczność w wyszukiwarce i doświadczenie użytkownika.
Jeśli po stronie firmy jest kilka osób decyzyjnych, dobrze wskazać jedną osobę, która zbiera uwagi. Agencja nie powinna zgadywać, czy ważniejsze jest zdanie sprzedaży, zarządu czy marketingu, gdy dostaje trzy sprzeczne wersje.
A co z SEO? Wyszukiwarka podpowiada język, ale nie zna Twojej firmy
Research pod wyszukiwarkę pomaga sprawdzić, jak ludzie nazywają problem i czego szukają przed zakupem. To ważne, ale nie zastępuje wiedzy firmy. Wyszukiwarka nie wie, jakie warunki naprawdę obowiązują u Ciebie ani czego nie chcesz obiecywać.
Google w swoich wytycznych podkreśla tworzenie treści przydatnych, wiarygodnych i opartych na rzeczywistym doświadczeniu. W przypadku strony firmowej oznacza to bardzo praktyczną rzecz: najlepszym źródłem wiedzy o ofercie są ludzie, którzy tę ofertę tworzą, sprzedają i realizują. Agencja ma tę wiedzę dobrze przedstawić, a nie zastąpić. Więcej o tym podejściu można przeczytać w oficjalnym materiale Google o treściach tworzonych przede wszystkim dla użytkowników.
Jak podchodzimy do tego w Shade Media?
Nie chcemy oddawać klientowi projektu z pustymi polami i instrukcją „proszę uzupełnić teksty”. Na stronie Jak pracujemy pokazujemy, że przed pierwszym kontaktem nie trzeba mieć wszystkiego przygotowanego. Przy realizacji strony porządkujemy informacje i ustalamy, czego faktycznie potrzebujemy.
To samo opisujemy przy usłudze stron internetowych dla firm. Możemy wziąć na siebie przygotowanie i uporządkowanie treści w uzgodnionym zakresie. Nie zwalnia to jednak firmy z jednego zadania: ktoś musi potwierdzić, że finalna wersja mówi prawdę o ofercie.
Dla nas dobry start projektu wygląda tak:
Klient nie musi wiedzieć, jak zaprojektować stronę. Powinien wiedzieć, jak działa jego firma. My mamy stworzyć system pracy, który sprawi, że ta wiedza nie zginie po drodze.
Ma się zgadzać. Od pierwszej decyzji, nie dopiero przed publikacją.
Najczęstsze pytania
Czy muszę sam napisać wszystkie teksty na stronę?
Nie. Jeśli zakres projektu obejmuje przygotowanie treści, firma może przekazać wiedzę i materiały, a agencja przygotować pierwszą wersję tekstów. Dokładny podział powinien być ustalony przed rozpoczęciem produkcji.
Czy można zacząć projekt, jeśli nie mamy żadnego dokumentu z tekstami?
Tak. Często ważniejsze od gotowego dokumentu są rozmowy, oferta, zdjęcia, przykłady i dostęp do osób, które znają firmę. Start Projektu pomaga ustalić, czego brakuje przed kolejnym etapem.
Czy agencja może napisać teksty całkowicie od zera?
Może zacząć od pustej kartki, ale nie od pustej wiedzy. Potrzebuje materiałów, rozmów lub innych wiarygodnych informacji. Inaczej tekst może brzmieć poprawnie, ale będzie ogólny albo po prostu nieprawdziwy.
Kto odpowiada za to, że informacje na stronie są prawdziwe?
Zakres odpowiedzialności zawsze wynika z umowy. Operacyjnie najlepiej przyjąć prostą zasadę: agencja odpowiada za jakość swojej pracy, a firma potwierdza informacje o własnej ofercie, warunkach i działalności.
Czy stare teksty ze strony nadają się do nowego serwisu?
Tak, ale jako materiał do sprawdzenia. Mogą zawierać poprawne fakty i wartościowe przykłady, a jednocześnie mieć nieaktualną ofertę albo kolejność, która nie pasuje do nowej strony.
Nie masz tekstów? Zacznij od rozmowy o firmie, nie od pisania
Jeśli myślisz o nowej stronie i nie masz gotowego pliku z tekstami, nie musisz go tworzyć tylko po to, żeby móc zacząć. Na początku ważniejsze jest ustalenie, co firma chce pokazać, jakie informacje są pewne i kto może odpowiedzieć na brakujące pytania.
My uporządkujemy resztę w ramach ustalonego zakresu. Właśnie po to mamy Start Projektu.
Opowiedz nam, jak działa firma. Nie musisz przynosić gotowej strony w Wordzie.
Na pierwszym etapie ustalimy, co już masz, czego brakuje i które rzeczy możemy przejąć po naszej stronie. Dzięki temu wiadomo, z czym ruszamy i kto podejmuje kolejne decyzje.
